Blog

02.11.2020

Jak zeskanować dokument i wysłać mailem?

Żyjemy w czasach, w których z jednej strony, dzięki ogromnemu postępowi internetowemu i cyfrowemu, spora część naszego codziennego funkcjonowania przenosi się do sieci, z drugiej zaś nadal istotny jest tradycyjny sposób posiadania oraz przechowywania najważniejszych dokumentów w formie wydruku. Często zdarza się jednak, że potrzebujemy pilnie przesłać jakiś dokument pocztą. Wyjaśniamy więc dziś, jak go zeskanować i wysłać mailem. Oczywiście możliwych sposobów jest kilka. My skupimy się na tych najpopularniejszych, a więc i najlepszych.

Wysyłanie dokumentu jako e-mail bezpośrednio z urządzenia

Zdecydowana większość dostępnych na rynku drukarek posiada funkcję bezpośredniego wysyłania dokumentów jako wiadomości e-mail z urządzenia. Zeskanowany dokument jest tu przesyłany w formie załącznika e-mail. Dodatkowo możliwy jest wybór formatu dokumentu, w tym jako plik JPEG i PDF. Taki e-mail może mieć także wielu odbiorców- całkiem podobnie jak podczas używania tradycyjnej poczty elektronicznej na komputerze.

Przystępując do działania przy pomocy tego rozwiązania należy pamiętać jednak o odpowiedniej konfiguracji ustawień skanera pod względem ustawień poczty elektronicznej. W celu zeskanowania materiałów umieszczamy dany dokument w urządzeniu skanującym a następnie, wybierając właściwy przycisk na panelu skanera określamy rodzaj skanowania jako „e-mail”, po czym uruchamiamy opcję skanowania. Po zeskanowaniu wyskoczy okno, w którym za pomocą przycisków numerycznych musimy określić odbiorcę lub odbiorców. Jeśli z takiej formy przesyłania dokumentów korzystamy często, na przykład jako pracownik wysyłamy materiały swojemu szefowi, warto wpisać odbiorcę do książki adresowej. Dzięki temu nie będzie konieczności ręcznego wpisywania za każdym razem tego samego adresu. Po wybraniu odbiorcy zatwierdzamy nasz wybór. W kolejnym kroku możliwe jest wybranie ustawień zeskanowanego dokumentu, na przykład formatu, koloru, orientacji czy rodzaju pliku. Nazwa dokumentu zazwyczaj jest przypisywana automatycznie i często jego zmiana lub ręczne wpisanie nazwy jest niemożliwe. Następnie możemy także określić temat i treść naszej wiadomości, podać adres zwrotny a niekiedy wybrać również i priorytet wiadomości. Ostatnim krokiem jest wybór opcji wysyłania. Należy mieć na uwadze, że poszczególne kroki opisane powyżej mogą się nieznacznie różnić, w zależności od danego modelu skanery.

Skanowanie dokumentu do komputera a następnie wysłanie e-mailem

To rozwiązanie niesie ze sobą dwie możliwości. W pierwszej początkowo postępujemy podobnie jak w sposobie opisanym powyżej, a mianowicie - umieszczamy dokument w urządzeniu skanującym, po czym wybieramy na panelu skanera opcję rodzaju skanowania jako „komputer”. Drugą możliwością jest uruchomienie skanera poprzez program zainstalowany na komputerze, który został prawidłowo powiązany z urządzeniem skanującym. Tutaj podobnie wybieramy miejsce zapisu dokumentu. W następnym kroku pojawi się opcja wyboru poszczególnych parametrów skanu, w tym rozmiaru, koloru, formatu i innych. Pozostaje już tylko kliknięcie opcji skanowania, by dokument pojawił się w określonym miejscu i formacie. Następnie z zeskanowanym dokumentem postępujemy identycznie, jak z każdym innym plikiem, który wysyłamy pocztą elektroniczną.

Powyżej przedstawione zostały dwa najpopularniejsze sposoby przesyłania mailem zeskanowanych dokumentów. Jednak możliwe jest to także i bez użycia tradycyjnego urządzenia, jakim jest skaner - wystarczy smartfon z aparatem i odpowiednia aplikacja. Jednak niezależnie od sposobu, który wybierzemy, z każdym łatwo zrealizujemy swoje zadanie.

Pozostałe aktualności

30.10.2020
Jak działa drukarka laserowa?
Drukarki laserowe to obecnie najchętniej wybierane urządzenia drukujące, jako jedne z priorytetowych sprzętów nie tylko firmowych biur, ale także i prywatnych domów. Czy wiemy jednak jakie były początki drukarki laserowej, jak ona działa i w czym tkwi fenomen który sprawia, że jest ona tak chętnie wybierana podczas zakupu? Przyjrzyjmy jej się bliżej.
Dowiedz się więcej
26.10.2020
Wyposażenie biura – jakie meble i urządzenia trzeba mieć w biurze?
Biuro firmowe często nazywane jest drugim domem, dlatego oprócz dobrej atmosfery w nim panującej, powinno posiadać ono szereg udogodnień. Firmowe centrum zarządzania to nie tylko zwykłe pomieszczenie, ale pierwsza i zarazem najważniejsza wizytówka, która świadczy zarówno o szefie, jak i pracownikach w przedsiębiorstwie.
Dowiedz się więcej
26.10.2020
Biuro w domu - biuro domowe, aranżacje, inspiracje i pomysły
Praca zdalna staje się obecnie coraz częściej stosowaną formą- zarówno z uwagi na sytuację panującą obecnie na całym świecie, jak i ogromne możliwości, jakie daje Internet. Dla takich osób domowe biuro to konieczność.
Dowiedz się więcej
19.10.2020
Kasy fiskalne online - od kiedy?
Kasy rejestrujące z zapisem elektronicznym i papierowym jeszcze są w użyciu, jednak wkrótce się to zmieni. Wszystko za sprawą nowelizacji ustawy o podatku VAT oraz rozporządzeniu w sprawie kas fiskalnych, które weszły w życie z dniem 1 maja 2019 roku.
Dowiedz się więcej
07.10.2020
Jak drukować z telefonu, smartfona?
W dzisiejszych czasach zdecydowanie częściej korzystamy z urządzeń mobilnych takich jak telefon, smartfon czy tablet. Łatwiej i wygodniej korzystać nam z Internetu za ich pomocą, gdyż są zawsze pod ręką, łatwiej je uruchomić i szybciej możemy się dzięki nim posługiwać.
Dowiedz się więcej
07.10.2020
Jak drukować dwustronnie? Drukowanie na obu stronach
Drukowanie dwustronne pozwala zaoszczędzić czas, papier, pieniądze a także zadbać o środowisko naturalne. Niezależnie od tego, czy przekonują nas powyższe czynniki, czy też po prostu istnieje wymóg druku dokumentów dwustronnie, gdy chcemy załatwić jakąś urzędową sprawę, często ta z pozoru prosta czynność, przysparza wielu osobom znacznych problemów.
Dowiedz się więcej