Żyjemy w czasach, w których z jednej strony, dzięki ogromnemu postępowi internetowemu i cyfrowemu, spora część naszego codziennego funkcjonowania przenosi się do sieci, z drugiej zaś nadal istotny jest tradycyjny sposób posiadania oraz przechowywania najważniejszych dokumentów w formie wydruku. Często zdarza się jednak, że potrzebujemy pilnie przesłać jakiś dokument pocztą. Wyjaśniamy więc dziś, jak go zeskanować i wysłać mailem. Oczywiście możliwych sposobów jest kilka. My skupimy się na tych najpopularniejszych, a więc i najlepszych.
Wysyłanie dokumentu jako e-mail bezpośrednio z urządzenia
Zdecydowana większość dostępnych na rynku drukarek posiada funkcję bezpośredniego wysyłania dokumentów jako wiadomości e-mail z urządzenia. Zeskanowany dokument jest tu przesyłany w formie załącznika e-mail. Dodatkowo możliwy jest wybór formatu dokumentu, w tym jako plik JPEG i PDF. Taki e-mail może mieć także wielu odbiorców- całkiem podobnie jak podczas używania tradycyjnej poczty elektronicznej na komputerze.
Przystępując do działania przy pomocy tego rozwiązania należy pamiętać jednak o odpowiedniej konfiguracji ustawień skanera pod względem ustawień poczty elektronicznej. W celu zeskanowania materiałów umieszczamy dany dokument w urządzeniu skanującym a następnie, wybierając właściwy przycisk na panelu skanera określamy rodzaj skanowania jako „e-mail”, po czym uruchamiamy opcję skanowania. Po zeskanowaniu wyskoczy okno, w którym za pomocą przycisków numerycznych musimy określić odbiorcę lub odbiorców. Jeśli z takiej formy przesyłania dokumentów korzystamy często, na przykład jako pracownik wysyłamy materiały swojemu szefowi, warto wpisać odbiorcę do książki adresowej. Dzięki temu nie będzie konieczności ręcznego wpisywania za każdym razem tego samego adresu. Po wybraniu odbiorcy zatwierdzamy nasz wybór. W kolejnym kroku możliwe jest wybranie ustawień zeskanowanego dokumentu, na przykład formatu, koloru, orientacji czy rodzaju pliku. Nazwa dokumentu zazwyczaj jest przypisywana automatycznie i często jego zmiana lub ręczne wpisanie nazwy jest niemożliwe. Następnie możemy także określić temat i treść naszej wiadomości, podać adres zwrotny a niekiedy wybrać również i priorytet wiadomości. Ostatnim krokiem jest wybór opcji wysyłania. Należy mieć na uwadze, że poszczególne kroki opisane powyżej mogą się nieznacznie różnić, w zależności od danego modelu skanery.
Skanowanie dokumentu do komputera a następnie wysłanie e-mailem
To rozwiązanie niesie ze sobą dwie możliwości. W pierwszej początkowo postępujemy podobnie jak w sposobie opisanym powyżej, a mianowicie - umieszczamy dokument w urządzeniu skanującym, po czym wybieramy na panelu skanera opcję rodzaju skanowania jako „komputer”. Drugą możliwością jest uruchomienie skanera poprzez program zainstalowany na komputerze, który został prawidłowo powiązany z urządzeniem skanującym. Tutaj podobnie wybieramy miejsce zapisu dokumentu. W następnym kroku pojawi się opcja wyboru poszczególnych parametrów skanu, w tym rozmiaru, koloru, formatu i innych. Pozostaje już tylko kliknięcie opcji skanowania, by dokument pojawił się w określonym miejscu i formacie. Następnie z zeskanowanym dokumentem postępujemy identycznie, jak z każdym innym plikiem, który wysyłamy pocztą elektroniczną.
Powyżej przedstawione zostały dwa najpopularniejsze sposoby przesyłania mailem zeskanowanych dokumentów. Jednak możliwe jest to także i bez użycia tradycyjnego urządzenia, jakim jest skaner - wystarczy smartfon z aparatem i odpowiednia aplikacja. Jednak niezależnie od sposobu, który wybierzemy, z każdym łatwo zrealizujemy swoje zadanie.
