Cyfrowa transformacja - nieco enigmatyczne określenie, które coraz częściej przewija się w obszarze zarządzania firmą. Pierwszym skojarzeniem po usłyszeniu tej frazy z pewnością będzie myśl o jakimś innowacyjnym oprogramowaniu bądź platformie, których zastosowanie całkowicie odmieniłoby dotychczasowy system pracy. W rzeczywistości jest tak, że cyfrowa transformacja wiąże się ze sprzętem biurowym, który zapewne posiadasz w wyposażeniu swojej firmy. O co w tym wszystkim chodzi?

Pod pojęciem transformacji cyfrowej mieści się wszystko, co jest powiązane z cyfrowym planem biznesowym oraz technologiami stosowanymi do kontaktu z klientami. Zjawisko można porównać do pracy specjalisty. Każdy, kto zajmuje się jakąś wąską dziedziną musi na bieżąco śledzić nowinki branżowe, by utrzymać się na rynku i pozostać konkurencyjnym. Co więcej, transformacja cyfrowa to także doskonały sposób na polepszenie efektywności pracy zespołu. Aby jednak do tego doszło, powinieneś się na chwilę zatrzymać i zastanowić się, czego tak w zasadzie potrzebujesz.

Drukowanie, zarządzenie dokumentami i skanowanie - dlaczego to takie ważne?

Mało kto zdaje sobie sprawę, jak ważnymi w działalności biura są drukowanie oraz szeroko pojęte zarządzenie dokumentami. Dlatego też w wielu przypadkach działań tych nie bierze się pod uwagę przy planowaniu optymalizacji cyfrowej. Nawet sami przedsiębiorcy nie zauważają, że udoskonalenie systemu skanowania, druku i zarządzania dokumentami może przynieść tak wiele korzyści.

Transformacja obszaru cyfrowego firmy może mieć ogromny wpływ na realizację strategii biznesowych. Działania te można określić mianem pośredniej obsługi klienta. Taki system opiera się na usprawnieniu obsługi, ale nie poprzez bezpośredni kontakt z klientem. Dla przykładu - klient, który wchodzi do sklepu i rozmawia ze sprzedawcą, który następnie podaje mu produkt, zostaje obsłużony bezpośrednio. Sprzedaż pośrednia ma miejsce wtedy, kiedy klient ma przed sobą duży wybór, pięknie wyeksponowane towary oraz jest w stanie samodzielnie odnaleźć i wybrać poszukiwany produkt. Sprawne przedsiębiorstwo to lepszy kontakt z klientem. Drukowanie oraz zarządzenie dokumentacją dotyczą każdego działu firmy i niemal każdy pracownik ma, mniejszą lub większą, styczność z tymi procesami. Dlatego też modernizacja tych obszarach może poskutkować osiągnięciem doskonałych rezultatów.

Jak osiągnąć cel?

Największą zaletą transformacji cyfrowej jest oszczędność czasu. Czas jest zasobem, którego brakuje nam w wielu obszarach życia. Dlatego każde działanie, które prowadzi do jego zyskania, jest na wagę złota. Firmy oferujące specjalistyczne produkty lub usługi muszą poświęcać klientowi wiele czasu i uwagi, by sprzedać mu produkt dostosowany do jego potrzeb. Dzięki zmianie w obszarze cyfrowym Twoi pracownicy będą mogli poświęcić klientowi tyle uwagi, ile potrzebuje. Najczęstszą przyczyną zastojów w funkcjonowaniu firmy są niesprawne urządzenia, mało wydajne materiały eksploatacyjne czy przestarzałe technologie. Wspomniane czynniki mogą stwarzać zagrożenie dla bezpieczeństwa lub poufności danych, a także sprzyjają możliwości dostępu do dokumentów osobom, które mieć go nie powinny.

Kolejnymi zaletami płynącymi z modernizacji są oczywiście oszczędności. Płynność pracy i zminimalizowanie ryzyka zatrzymania funkcjonowania firmy pozwala oszczędzić czas oraz pieniądze, które należałoby przeznaczyć na konieczne naprawy lub wymiany sprzętu na nowy. No dobrze, w takim razie jak to wszystko osiągnąć?

Jak wygląda transformacja cyfrowa?

Transformacja cyfrowa może przebiegać na kilka sposobów. Najprostszym jest wymiana sprzętu biurowego - drukarek, skanerów czy urządzeń wielofunkcyjnych na nowe, wydajne i funkcjonalne. Jednak w przypadku bardziej rozbudowanych przedsiębiorstw lub sieci, wymierne efekty przyniesie wdrożenie specjalistycznego systemu zarządzania drukiem. W jej ramach zyskasz nie tylko sprzęt, ale też oprogramowanie analizujące stopień zużycia materiałów eksploatacyjnych czy ilość wydrukowanych stron dokumentów. Modernizacja obejmuje także wsparcie techniczne oraz pomoc w doborze usługi dopasowanej do potrzeb. Dzięki temu Twoi pracownicy nie będą musieli się zajmować zamawianiem materiałów eksploatacyjnych czy kontrolowaniem stanu urządzeń, w efekcie czego zyskają czas i możliwości to pracy na rzecz rozwoju przedsiębiorstwa.

Cyfrowa transformacja to nie tylko technologia, ale przede wszystkim sposób myślenia i podejście do zarządzania dokumentami. Usługi prowadzone są w trybie zdalnym i można je dowolnie modyfikować, zgodnie ze zmieniającymi się potrzebami firmy. Modernizacja przyda się każdej firmie - zarówno tej małej, jak i tej większej. To bardzo wygodny sposób pracy, zapewniający sprawność druku, bezpieczeństwo danych oraz możliwość dopasowywania usługi do specyfiki pracy przedsiębiorstwa. Drukowanie, zarządzanie drukiem i skanowanie to tylko część obszarów, które zmieniają się w procesie modernizacji. Ty się rozwijasz, a Twój partner dla o resztę.

W DMD oferujemy usługi związane z zarządzaniem drukiem. Nasi specjaliści przeanalizują to, jak funkcjonuje Twoje biuro i dobiorą najlepsze rozwiązania w formie sprzętu oraz oprogramowania. Współpracujemy z najlepszymi partnerami, którzy zadbają o to, byś mógł realizować swoje strategie biznesowe.